Transformasi digital di sektor kesehatan Indonesia terus mengalami perkembangan yang pesat. Salah satu perubahan terbesar adalah penerapan Rekam Medis Elektronik (RME) yang kini menjadi kewajiban bagi seluruh fasilitas pelayanan kesehatan sesuai dengan Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis. Melalui RME, rumah sakit diharapkan mampu meningkatkan mutu pelayanan, mempercepat proses dokumentasi medis, serta mendukung integrasi data kesehatan nasional melalui platform SATUSEHAT.
Namun, keberhasilan implementasi RME tidak hanya bergantung pada kecanggihan teknologi. Faktor manusia, khususnya penerimaan dan kenyamanan tenaga medis dalam menggunakan sistem, menjadi penentu utama. Salah satu tantangan yang paling sering ditemui di berbagai rumah sakit di Indonesia adalah penolakan dokter terhadap penggunaan RME karena proses penginputan dianggap terlalu rumit dan memerlukan terlalu banyak klik.
Permasalahan ini bukan sekadar persoalan kebiasaan, tetapi berkaitan langsung dengan produktivitas dokter, kualitas pelayanan pasien, dan keberhasilan transformasi digital rumah sakit secara keseluruhan.
Studi Kasus
Sebuah rumah sakit tipe C memutuskan untuk mengimplementasikan sistem RME sebagai bagian dari modernisasi layanan kesehatan. Manajemen telah menginvestasikan perangkat keras, jaringan, pelatihan, hingga lisensi perangkat lunak dengan harapan seluruh proses pelayanan menjadi lebih efisien.
Pada minggu pertama implementasi, sistem berjalan sesuai rencana. Seluruh poli diwajibkan menggunakan RME dalam setiap proses pelayanan pasien. Akan tetapi, setelah beberapa hari berjalan, tim implementasi mulai menerima berbagai keluhan dari dokter.
Beberapa dokter menyampaikan bahwa proses pengisian rekam medis membutuhkan waktu lebih lama dibandingkan ketika menggunakan formulir kertas. Bahkan sebagian dokter memilih menuliskan hasil pemeriksaan di atas kertas terlebih dahulu, kemudian meminta perawat atau petugas administrasi untuk memasukkan data ke dalam sistem setelah jam praktik selesai.
Akibatnya, tujuan utama penerapan RME untuk mendokumentasikan pelayanan secara langsung (real-time documentation) tidak tercapai.
Mengapa Dokter Merasa RME Terlalu Rumit?
Hasil evaluasi menunjukkan bahwa masalah utama bukan terletak pada konsep RME, melainkan pada desain aplikasi yang kurang memperhatikan pengalaman pengguna (user experience).
Dalam satu kali pemeriksaan pasien, dokter harus berpindah-pindah menu untuk mengisi anamnesis, pemeriksaan fisik, diagnosis, tindakan, resep obat, hingga permintaan laboratorium. Setiap aktivitas memerlukan beberapa kali klik, membuka jendela baru, dan mengisi data yang sebenarnya sering kali berulang.
Sebagai contoh, untuk membuat satu resep sederhana, dokter harus membuka menu farmasi, mencari nama obat secara manual, memilih dosis, frekuensi pemberian, satuan, aturan pakai, kemudian menyimpan data sebelum kembali ke halaman pemeriksaan. Proses tersebut harus diulang untuk setiap obat yang diresepkan.
Hal serupa terjadi ketika memasukkan diagnosis. Dokter harus mengetik kata kunci secara penuh, mencari kode ICD-10, memilih diagnosis yang sesuai, kemudian kembali ke halaman utama. Untuk pasien dengan penyakit kronis yang sering berkunjung, proses tersebut dilakukan berulang kali meskipun diagnosisnya sama.
Ketika jumlah pasien mencapai 60 hingga 80 orang dalam satu hari praktik, tambahan waktu satu hingga dua menit pada setiap pasien akan berdampak signifikan terhadap durasi pelayanan secara keseluruhan.
Dampak Terhadap Pelayanan Rumah Sakit
Sistem RME yang kurang efisien tidak hanya memengaruhi kenyamanan dokter, tetapi juga memberikan dampak terhadap operasional rumah sakit.
Waktu tunggu pasien menjadi lebih panjang karena dokter membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan dokumentasi medis. Antrean di ruang tunggu bertambah, sementara jadwal praktik sering mengalami keterlambatan.
Di sisi lain, sebagian dokter memilih mengisi data setelah pelayanan selesai. Kebiasaan ini meningkatkan risiko adanya data yang terlupa, informasi yang tidak lengkap, bahkan ketidaksesuaian antara kondisi pasien saat diperiksa dengan dokumentasi yang akhirnya dimasukkan ke dalam sistem.
Selain itu, penggunaan kertas sebagai media pencatatan sementara menyebabkan terjadinya dokumentasi ganda. Informasi harus ditulis dua kali, yaitu di atas kertas dan kemudian dipindahkan kembali ke dalam RME. Kondisi tersebut justru menghilangkan manfaat digitalisasi yang seharusnya mengurangi pekerjaan administratif.
Bagi rumah sakit, produktivitas pelayanan menjadi menurun. Jumlah pasien yang dapat dilayani dokter setiap hari berkurang, sementara biaya operasional meningkat karena diperlukan tenaga tambahan untuk membantu proses input data.
Penyebab Utama
Permasalahan ini umumnya disebabkan oleh beberapa faktor.
Pertama, desain antarmuka (user interface) yang kurang sederhana. Banyak sistem dikembangkan berdasarkan struktur database, bukan berdasarkan alur kerja dokter di ruang praktik.
Kedua, tidak tersedianya template pemeriksaan yang dapat digunakan kembali. Dokter harus mengetik anamnesis, pemeriksaan fisik, dan edukasi pasien secara berulang meskipun kasus yang ditangani memiliki pola yang sama.
Ketiga, sistem belum menyediakan fitur pencarian yang cepat (smart search) maupun auto complete. Akibatnya, dokter harus mengetik seluruh nama diagnosis atau obat setiap kali melakukan pelayanan.
Keempat, kurangnya integrasi antar modul. Dokter sering kali harus membuka halaman berbeda untuk membuat order laboratorium, radiologi, atau farmasi sehingga alur kerja menjadi terputus.
Kelima, pelatihan yang lebih menitikberatkan pada penggunaan fitur dibandingkan pada efisiensi alur pelayanan. Dokter memahami cara menggunakan sistem, tetapi belum mengetahui berbagai cara untuk mempercepat proses dokumentasi.
Solusi Yang Lebih Efisien
Rumah sakit kemudian melakukan evaluasi bersama vendor SIMRS dan menyusun beberapa perbaikan.
Sistem RME diperbarui dengan menyediakan template SOAP sesuai masing-masing spesialisasi. Dokter penyakit dalam, misalnya, memiliki template pemeriksaan diabetes melitus dan hipertensi yang dapat digunakan kembali tanpa harus mengetik dari awal.
Fitur Favorite Diagnosis juga diterapkan sehingga diagnosis yang sering digunakan dapat dipilih hanya dengan satu klik. Hal yang sama dilakukan pada resep obat melalui fitur Favorite Prescription, sehingga kombinasi obat yang sering diberikan dapat langsung dimasukkan ke dalam resep elektronik.
Selanjutnya, sistem dilengkapi dengan Auto Complete yang mampu menampilkan diagnosis, tindakan, maupun obat hanya dengan mengetik beberapa huruf pertama. Waktu pencarian menjadi jauh lebih singkat.
Integrasi antar modul juga diperbaiki. Dokter dapat membuat permintaan laboratorium, radiologi, konsultasi, maupun resep tanpa harus berpindah halaman. Semua aktivitas dilakukan dari satu tampilan pemeriksaan pasien.
Untuk meningkatkan produktivitas lebih lanjut, beberapa rumah sakit mulai mengadopsi fitur voice dictation atau pengenalan suara sehingga dokter dapat mendikte hasil pemeriksaan yang kemudian diubah menjadi teks secara otomatis. Teknologi ini sangat membantu pada poli dengan jumlah pasien yang tinggi.
Hasil Implementasi
Setelah berbagai penyempurnaan dilakukan, rumah sakit kembali melakukan evaluasi terhadap waktu dokumentasi dokter.
Hasilnya menunjukkan adanya peningkatan efisiensi yang signifikan. Waktu pengisian rekam medis elektronik yang sebelumnya mencapai sekitar 20 menit untuk kasus tertentu dapat dikurangi menjadi rata-rata 6 hingga 8 menit, tergantung kompleksitas pasien.
Dokter merasa lebih nyaman menggunakan sistem karena sebagian besar data dapat dipilih melalui template dan daftar favorit. Antrean pasien berkurang, dokumentasi menjadi lebih lengkap, dan penggunaan formulir kertas hampir tidak lagi diperlukan.
Selain meningkatkan produktivitas tenaga medis, kualitas data rekam medis juga meningkat. Informasi pasien terdokumentasi secara real-time, memudahkan integrasi dengan SATUSEHAT, mempercepat proses klaim, serta mendukung penyusunan laporan manajemen rumah sakit.
Kesimpulan
Pengalaman banyak rumah sakit menunjukkan bahwa tantangan terbesar dalam implementasi Rekam Medis Elektronik bukanlah perubahan dari kertas ke digital, melainkan bagaimana menghadirkan sistem yang benar-benar mendukung alur kerja tenaga kesehatan. RME yang membutuhkan terlalu banyak klik, navigasi yang rumit, dan proses input berulang akan menurunkan tingkat adopsi pengguna, meskipun secara teknis sistem telah memenuhi berbagai persyaratan regulasi.
Oleh karena itu, rumah sakit sebaiknya memilih solusi RME yang tidak hanya memenuhi ketentuan Permenkes Nomor 24 Tahun 2022, tetapi juga mengutamakan kemudahan penggunaan (usability), kecepatan dokumentasi, integrasi antar modul, serta otomatisasi proses klinis. Dengan pendekatan tersebut, tenaga medis dapat lebih fokus memberikan pelayanan kepada pasien, sementara rumah sakit memperoleh manfaat maksimal dari transformasi digital yang sedang berlangsung.
Bagi rumah sakit yang sedang merencanakan implementasi atau pengembangan RME, memilih platform yang menggabungkan SIMRS, Rekam Medis Elektronik, e-Resep, Laboratorium, Radiologi, Farmasi, Billing, dan integrasi SATUSEHAT dalam satu ekosistem terpadu akan menjadi investasi jangka panjang yang mampu meningkatkan efisiensi operasional sekaligus mutu pelayanan kesehatan.
