Sistem Manajemen Antrian Rumah Sakit. Pasien sering cemas, stress, bahkan terkadang kesakitan saat mengunjungi rumah sakit dan klinik. Akibatnya, rumah sakit harus membangun lingkungan yang ramah. Fasilitas pelayanan kesehatan berada di bawah tekanan yang luar biasa untuk memberikan perawatan yang ebih baik kepada lebih banyak pasien sambil bekerja dengan sumber daya yang terbatas. Khususnya untuk rumah sakit, hal ini sering menimbulkan stress bagi pasien dan karyawan.
Umumnya, antrean menumpuk di fasilitas layanan kesehatan dan menyebabkan frustasi karena layanan tertunda untuk waktu yang lama. Hal ini menyebabkan ketidaknyaman pasien yang mengarah ke masalah medis dan terkadang kekacauan yang sebenarnya bisa dihindari.
Pandemi COVID-19 telah menunjukkan pentingnya sistem manajemen antrean pasien yang aman dan efisien. Dengan undangundang yang mensyaratkan jarak yang aman dan jumlah orang yang terbatas di ruang dalam ruangan, industri layanan kesehatan harus segera mengadopsi ekosistem digital untuk mempertahankan layanan sambil memastikan keselamatan semua orang (termasuk pasien, staf, dan pengunjung).
Apa itu Sistem Manajemen Antrean Pasien Rumah Sakit ?
Solusi manajemen antrean bekerja berdasarkan gagasan untuk mengukur permintaan antrean pada waktu tertentu dan menginformasikan tenaga kerja anda secara real-time. Ini menunjukkan jumlah pasien yang bergabung dalam antrian, jumlah pasien yang menunggu untuk dilayani, dan durasi menunggu mereka.
Alur pasien melalui rumah sakit dan klinik disederhanakan menggunakan sistem manajemen antrian. Ini akan mengurangi waktu tunggu pasien, menghindari antrean besar, dan memberikan informasi. Dengan sistem manajemen antrean, pasien dapat mengikuti antrean secara virtual, menggunakan SMS, Whatsapp, barcode QR, aplikasi smartphone, atau sistem pendaftaran online berbasis web.
Misalnya, Pasien Pak Joko tiba di rumah sakit dengan perasaan tidak nyaman dan tidak mau mengantri untuk mengisi dokumen. Pasien melihat bahwa rumah sakit memiliki kode QR di layar. Pasien Pak Joko memindai kode QR diponsel mereka dan menerima nomor antrean. Pak Joko sekarang dapat menunggu di ruang tunggu atau di kafetaria rumah sakit sampai nomor antrean mereka muncul di layar. Bahkan jika mereka lupa memperhatikan nomor antrean mereka di papan informasi digital signage, mereka masih akan diberi tahu melalui SMS atau notofikasi di ponsel mereka.
Begitulah cara manajemen rumah sakit mengatasi tantangan “pengalaman pasien”.
Bagaimana Sistem Antrian di Rumah Sakit ?
Sistem manajemen antrian telah digunakan dalam fasilitas pelayanan kesehatan untuk waktu yang lama, meskipun dengan penggunaan terbatas. Profesional diseluruh bisnis menjadi lebih bergantung pada teknologi tersebut karena wabah COVID-19. Ada beberapa cara rumah sakit dapat memanfaatkan solusi manajemen antrean.
- Check-in & Check-out Mandiri
Alasan mengapa antrean menumpuk di sebagian besar rumah sakit adalah karena jumlah pengunjung dan petugas pada waktu tertentu sangat tidak proporsional. Tetapi bagaiman jika ada penerimaan terdesentralisasi untuk menangani beberapa permintaan dan pertanyaan secara bersamaan ? Teknologi layanan mandiri yang jenius dapat mewujudkan semuanya. Ketika orang dapat check-in dari jarak jauh dengan aplikasi atau bahkan bergabung dalam antrean menggunakan tablet atau anjungan pendaftaran mandiri, akan mempercepat aliran layanan dan pasien di rumah sakit.
- Tampilan Status Antrian Pasien
Ketika seorang pasien bergabung dengan antrean virtual, penting bagi mereka untuk dapat melacak status nomor antrean mereka. Perangkat lunak sistem antrian dapat dipasangkan dengan semua papan informasi digital signage di seluruh lokasi, seperti kafetaria, bagian penerima tamu, ruang tunggu, unit gawat darurat, atau apotek. Ini akan menciptakan lingkungan yang terhubung dimana pasien dapat mengikuti nomor antrian kemanapun mereka pergi.
- Kelola Janji Temu
Sistem manajemen antrian sangat membantu resepsionis rumah sakit seperti halnya bagi pasien. Pekerja front office dapat melacak jumah pasien yang mengantre dan jumlah ketidakhadiran. Hanya dengan satu klik, mereka dapat merombak daftar pasien, memperbarui pembatalan, menutup janji temu, dan melacak status pembayaran. Mereka dapat membagikan jadwal terbaru dengan dokter melalui email sederhana atau tangkapan layar.
Karena banyak pekerjaan mereka terotomatisasi, mereka dapat fokus pada pekerjaan yang lebih penting seperti pemrosesan dokumen, formalitas penerimaan, dan permintaan pasien. Baik staf maupun pasien merasa lebih bahagia ketika mereka dapat lebih fokus pada pengalaman pasien daripada pengendalian massa.
- Analisis Produktivitas
Ketika terjadi kekurangan personel, optimalisasi alokasi sumber daya menjadi prioritas. Perangkat lunak manajemen antrean digital dapat memberikan pelaporan dan analitik waktu nyata untuk pengambilan keputusan penting, seperti mengantisipasi jam sibuk untuk memaksimalkan produktivitas staf atau meminta lebih banyak bantuan. Ini juga memungkinkan penyedia layanan kesehatan untuk membatasi jumlah pasien di kantor pada saat tertentu, meningkatkan kepercayaan pasien pada kemampuan penyedia untuk menjaga kesehatan dan keselamatan mereka.
- Triase Pasien Dalam Keadaan Darurat
Selama pandemi COVID-19, instalasi UGD adalah salah satu bagian yang paling terpukul. Banyak pasien bergegas ke ruang gawat darurat setelah terinfeksi atau takut terkontaminasi. UGD rumah sakit terlalu terbebani, dan dalam situasi seperti ini, triase kebutuhan pasien dan koordinasi antara petugas front office dan staf UGD bisa menjadi sangat sulit dan rentan terhadap kesalahan. Sistem manajemen antrian (QMS) dapat memungkinkan resepsionis ruang triase untuk memisahkan pasien berdasarkan penilaian awal dan membagikan daftar tersebut dengan staf UGD secara real-time. Staf UGD kemudian dapat melakukan panggilan terakhir, dan seluruh komunikasi dapat dilakukan secara elektronik dengan bantuan layar yang terhubung dan perangkat lunak digital signage.
